Gestão em Condomínio: Evite a má Gestão em seu Condomínio!
A gestão em condomínio não é uma tarefa simples. Embora esta atividade não tenha objetivos lucrativos, o gerente deve desenvolver habilidades no mesmo grau que a administração de empresas exige, isso porque existem diversas obrigações.
Por este motivo, é necessário estar preparado para atender às exigências administrativas, financeiras e legais, além de ter habilidades de comunicação e interação interpessoal.
Além disso, o trabalho do administrador aumenta à medida que aumenta o número de condôminos sob sua gestão. Hoje vamos passar dicas essenciais para aqueles que querem ter mais produtividade e menos eventos imprevistos na administração de condomínios!
Gestão em Condomínio: Como Evitar a má Gestão em seu Condomínio
A profissionalização da função do síndico é uma tendência que só tem aumentado. Nem sempre os proprietários ou moradores do imóvel têm disposição, preparo ou tempo para cuidar da gestão do seu condomínio.
No entanto, se a administração não for feita corretamente, uma sequência de problemas financeiros, legais e de convivência podem ficar sem solução. E isso pode gerar uma verdadeira bola de neve interferindo seriamente na qualidade de vida dos condôminos.
Como evitar a má gestão em condomínio? Confira:
- Monte uma boa equipe de gestão;
- Conduza como uma empresa;
- Evite negligência com as manutenções;
- Mantenha a transparência;
- Evite a falta de organização;
- Conte com um departamento jurídico.
Monte uma Boa Equipe de Gestão
A gestão em condomínio mudou muito nos últimos 10 anos. Atualmente, profissionalismo é tido como algo essencial na maioria das administrações. Portanto, é de suma importância ter uma boa equipe de administração.
Ou seja, conselheiros e subsíndicos realmente dispostos a trabalhar e não apenas a inspecionar o trabalho realizado pelo administrador do condomínio.
A equipe deve estar ativamente envolvida, fornecendo apoio e recomendações. Sem este apoio, o administrador do condomínio corre o risco de se perder no “campo de guerra” que a administração pode se tornar, perdendo o controle e a autoridade.
Portanto, é dever da administração de condomínios desenvolver formas ágeis e criativas para encorajar essas pessoas a participarem ativamente da administração.
Conduza Como uma Empresa
A gestão em condomínio deve ser feita da mesma forma que em uma empresa, pois também possui característica jurídica. Ao aceitar suas obrigações, é importante ter profissionalismo para tratar os funcionários com respeito, pagar contas e contratar serviços de terceiros.
Além disso, é preciso administrar corretamente os recursos, manter contato com órgãos públicos e outras instituições. Portanto, é essencial considerar não apenas a manutenção do equilíbrio na convivência entre moradores e condôminos.
Ou seja, também é essencial saber utilizar os recursos de forma eficiente, para garantir a preservação do espaço e prestar atenção especial às questões fiscais e legais.
Evite Negligência com as Manutenções
A manutenção periódica do condomínio é essencial para a boa administração da vida dos residentes e para a saúde do fluxo de caixa. O síndico deve prestar atenção às questões legais e planejar um cronograma de recursos que precisam de manutenção no condomínio.
Quando a administração de condomínios não realiza inspeções e manutenção periódicas, não só compromete sua gestão, mas também a tranquilidade dos moradores.
Ao aceitar a administração de um condomínio, o gestor assume a responsabilidade e pode ser civil e criminalmente responsável por isso.
Não adie a manutenção de pequenos problemas, não tente economizar dinheiro contratando um profissional não qualificado para fazer reparos importantes. Porque um pequeno problema pode atingir grandes proporções, pondo em perigo a todos que vivem no local.
Mantenha a Transparência
Quando se trata de gestão em condomínio, incluir canais de comunicação entre a administração do condomínio, funcionários e moradores é uma forma amigável e eficiente de ser transparente nas atividades de gestão.
Além de manter o condomínio inteiro informado sobre o que está acontecendo e em que recursos estão investindo, é também uma forma de evitar possíveis conflitos. Outra boa prática é tornar claras as regras de convivência, para evitar discussões sobre questões simples.
E existem várias formas de comunicá-las: avisos em elevadores e áreas comuns, ou enviando por e-mail, em grupos nas mídias sociais e reuniões periódicas online – e também presenciais – e com apps exclusivos para condomínios.
Evite a Falta de Organização
Pode parecer óbvio que, no final, todo trabalho requer organização para poder se desenvolver corretamente, mas nem sempre é assim. Há muitas tarefas no cotidiano da gestão em condomínio que exigem tempo e atenção do administrador, tais como:
- Pagamento de contas;
- Pagamento de fornecedores e funcionários;
- Organização de folga dos colaboradores;
- Prazos de manutenção;
- Vencimento e programação de obras e inspeções;
- Reclamações e pedidos dos condôminos, etc.
Sem uma rotina bem organizada, as obrigações podem virar uma bola de neve. Implementar um calendário para responder os condôminos e focar somente em soluções e questões pode fazer toda a diferença na administração.
Ter um programa de gestão em condomínio ajuda muito quando se trata de organizar a parte financeira, evitando a falta de pagamentos dentro do prazo. Caso contrário, é importante manter uma planilha de cálculo para colocar estas informações.
Conte com um Departamento Jurídico
Tudo o que se resolve na administração de condomínios tem caráter jurídico: envio de avisos, assembleias, cobranças, atas, contratos…
Os problemas legais relacionados com condomínios também podem ser sérios, principalmente se o responsável pela administração não entender realmente bem os processos e acabar cometendo um erro.
O indicado é que um profissional especializado fique encarregado de examinar os contratos e fazer as notificações. Nesses casos, a escolha de ter uma assessoria jurídica que não seja o gerente, pode evitar problemas e maiores prejuízos.
Conclusão
Enfim, para ter uma boa gestão em condomínio, é necessário automatizar as tarefas e processos que precisam ser feitos. Para isso, o mais indicado é buscar um bom software de administração de condomínios.
Esta ferramenta ajuda na administração do tempo, que é um aspecto essencial para aumentar a produtividade da gestão. O mercado já possui inúmeras ferramentas que ajudam muito na organização do seu trabalho, aproveite!
Estas tecnologias entregam muitas vantagens e permitem dividir o trabalho em grupos, registrar os detalhes financeiros da administração de condomínios, etc. Você precisa manter um fluxo de caixa saudável e não sabe como?! Clique aqui e saiba mais!